5 étapes simple pour éliminer les ressaisies manuelles de commandes : le guide simplifié pour les TPE/PME industrielles.
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Dans un monde où la digitalisation est au cœur des stratégies de transformation des entreprises, les TPE et PME industrielles se retrouvent souvent confrontées à des défis spécifiques. Parmi eux, l’un des plus chronophages et coûteux reste la ressaisie manuelle des commandes clients. Cette pratique, encore trop courante, engendre des pertes de temps considérables, des erreurs multiples et freine l'efficacité des équipes commerciales et administratives.

Ce guide a pour but de vous montrer comment vous pouvez réduire à quasi-zéro ces ressaisies manuelles grâce à des solutions dédiées et adaptées à votre activité BtoB. Mais avant cela, il est essentiel de comprendre pourquoi les solutions traditionnelles de e-commerce ne fonctionnent pas pour le secteur BtoB.
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Pourquoi le e-commerce traditionnel ne fonctionne pas en BtoB ?

Lorsqu’on parle de digitalisation des commandes, la première réponse est souvent : « Pourquoi ne pas créer une boutique en ligne pour que les clients passent directement leurs commandes ? ». Si cette solution est efficace dans le secteur BtoC, elle est loin d’être adaptée à la réalité du BtoB, et voici pourquoi :
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1. Des habitudes de commande variées

En BtoB, chaque client a ses propres habitudes pour passer commande. Certains préfèrent envoyer un e-mail avec une pièce jointe, d'autres transmettent leurs besoins par EDI (Echange de Données Informatisées), tandis que d’autres optent encore pour un simple appel téléphonique ou un fichier Excel. Dans un tel contexte, une plateforme e-commerce traditionnelle ne peut pas couvrir toutes les possibilités.

2. Des règles tarifaires complexes

Les commandes BtoB incluent souvent des règles tarifaires multiples et des conditions particulières au client qui ne sont impossibles à gérer via une simple interface e-commerce. Les fournisseurs doivent traiter ces commandes avec précision, sans friction.

3. Un besoin d’intégration avec les ERP existants

Les entreprises industrielles s'appuient déjà sur des systèmes ERP pour gérer leur production, leurs stocks, leurs expéditions et leur facturation. Un site e-commerce traditionnel est rarement conçu pour s'intégrer directement avec ces outils, ce qui ajoute une couche supplémentaire de ressaisie manuelle.

4. Une relation client personnalisée

Le commerce BtoB repose sur des relations humaines fortes. Les commandes ne sont pas uniquement transactionnelles : elles incluent souvent des négociations de prix, des conditions de paiement spécifiques, ou des remises particulières qui ne peuvent être facilement automatisées via un site e-commerce.

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Une seule solution viable pour réduire les ressaisies manuelles : un ensemble d’interfaces adaptées aux besoins BtoB, couplé à de l'IA.

Soyons pragmatique : réduire les ressaisies manuelles n'est pas un processus compliqué, mais ça requiert quelques étapes clefs pour s'assurer de digitaliser l'ensemble de flux de commandes entrantes. Car ces flux resterons variés, et il est nécessaire de s'y adapter plutôt que de vouloir les unifier.
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1. Étape 1 : Mettre à disposition d'une interface de passation de commande auprès de vos clients "manuels"

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La plupart des clients BtoB ne sont pas équipés d'outils pour passer commande, et à ce titre, ils passent leur commande manuellement, via un email, un fichier excel ou un bon de commande traditionnel. Ces clients là sont souvent minoritaires mais représentent néanmoins un volume de commandes non négligeable et chronophage. Leur mettre à disposition des interfaces simples et intuitives pour commander chez vous change très rapidement leur habitudes, et ils ne font plus jamais marche arrière : il est beaucoup plus rapides de passer commande avec un outil pensé pour le faire qu'avec un email ou un document à remplir.

En revanche, soyez vigilant : tous vos clients manuels ne passent pas commande de la même façon. Certains le font depuis une réserve, un stock, en magasin, en rayon, alors que d'autre sont derrière leur ordinateur, etc... C'est pourquoi, en BtoB, il est nécessaire de proposer des interfaces variées et adaptées à tous les potentiels usages.

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2. Étape 2 : Mettre à disposition de vos équipes commerciales des outils pour la prise de commande client

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Cette étape pourrait être inversée avec la première, selon les volumes de prises de commande par les équipes terrain versus les commandes passées par les clients de manière autonome.

En BtoB, bien souvent, une partie importante des commandes provient des équipes terrain, qui visitent (ou non) les clients. Il est donc impératif de digitaliser aussi ce process et les équiper des bons outils pour remonter les commandes directement dans votre ERP. C'est pour celà que chez Deestree, nous avons développé 3 interfaces spécifiques aux besoins des équipes commerciales, qu'elles soient internes ou externes (agents commerciaux, promoteurs des ventes,...). Ces équipes peuvent donc très simplement passer commande pour le compte de leurs clients, accéder à l'historique des commandes, créer des réapprovisionnements, remonter des photos du terrain, gérer des tâches collaboratives, laisser un plan de vente, etc...

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3. Étape 3 :Automatiser le partage des tarifs et des mises à jours tarifaires

Chaque année, ou plusieurs fois par an, vous devez mettre à jour vos tarifs. Et quand on ajoute la complexité liée au BtoB, qui fait que bien souvent chaque client dispose de conditions tarifaires spécifiques, ça prend énormément de temps, à la fois aux équipes commerciales qu'aux équipes d'Administration des Ventes. Entre la préparation des tarifs, le contrôle, les renégociations, le partage, etc... ça prend souvent quelques heures par client. Des solutions comme Deestree permettent de tout préparer simplement dans une seule interface globale, et de tout partager en un seul clic une fois les mises à jour tarifaires effectuées. Et cerise sur le gateau : les interfaces de commande se mettent à jour automatiquement, sans friction, vos clients n'ont rien à changer dans leurs habitudes. Et les tarifs sont horodatés, pour plus de transparence et de suivi. Nos clients économisent des centaines d'heure par commerciaux grâce à nos outils.

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4. Etape 4 : Faciliter la saisie de commande reçue par téléphone.

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Nous ne croyons pas du tout dans les agents robotisés pour remplacer l'humain dans la passation de commande par téléphone. Certains clients aiment l'interraction avec vos équipes, et passer commande par un simple coup de fil. Sauf que bien souvent, les commerciaux ou administrateurs des ventes n'ont pas d'outil de saisie de commande suffisamment fonctionnel et rapide pour prendre la commande en temps réel. Résultat : ils notent la commande sur papier ou ordinateur pour la ressaisir plus tard dans l'ERP. Outre le côté chronophage de la procédure, ceci créé des problèmes : par exemple le FRANCO n'est pas contrôlé au moment de l'appel, pouvant résulter dans des rappels derrière, etc...

Des solutions comme Deestree permettent de rendre la prise de commande aussi rapide qu'une conversation téléphonique. Dit autrement, prendre la commande en tems réel devient possible. Nos clients passent en moyenne 4 fois moins de temps à saisir une commande dans Deestree que dans leur ERP. Et c'est sans compter le calcul automatisé des règles de remise au client ou du FRANCO.

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5. Enfin Etape 5 : mettre en place un Scanner digital puissant pour transcrire les bons de commande "papier" et EDI

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Même avec les meilleures interfaces de commande, certains clients continueront à passer commande depuis leurs propres systèmes, que ce soit via des documents papier, des PDF, des fichiers Excel ou des flux EDI standardisés. C’est là qu’intervient la technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) couplée à de l'IA : cette combinaison nous a permis de développer le scanner de bons de commande le plus puissant du marché. Il peut lire automatiquement vos bons de commande clients, quel que soit leur format, et de transcrire les informations clés (références, quantités, prix, etc.) directement dans votre ERP.

Une fois qu’un bon de commande est scanné, l’OCR Deestree ne se contente pas de lire les données : il les enrichit avec du contexte. Par exemple :

• Le contexte de FRANCO (les montants et seuils spécifiques)
• Le type d’acheteur (grand compte, distributeur, revendeur, etc.)
• Les particularités logistiques du client (notamment sa région, le pays,...)
• Les souhaits exprimés (la date de livraison, les instructions particulières,...)

Cet ajout de contexte garantit une compréhension fine et une interprétation sans ambiguïté du bon de commande.

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En complément des interfaces digitales, l’OCR permet d’atteindre un niveau d’automatisation encore plus élevé et d’éliminer les dernières tâches de ressaisie manuelle.

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Les bénéfices de la digitalisation des commandes pour les TPE/PME industrielles : jusque 95% de ressaisies en moins et des clients plus fidèles.
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En mettant en place un ensemble d’interfaces adaptées et un scanner de bons de commande, vous pouvez :

1. Réduire les erreurs : Plus de ressaisie manuelle signifie moins d’erreurs humaines.
2. Gagner du temps : Vos équipes se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
3. Améliorer la satisfaction client : Une prise de commande fluide et rapide renforce la relation avec vos clients.
4. Optimiser vos processus internes : Les commandes s’intègrent directement dans votre ERP, sans friction.
5. Diminuer les coûts : Moins de temps passé sur les ressaisies signifie une meilleure productivité.

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Et surtout réduire jusque 95% de ressaisies pour vos équipes ! Vous voulez voir comment Tchanqué Gourmet a réussi à atteindre ces chiffres impressionnants en quelques semaines ? Vous pouvez lire ça ici !‍

Conclusion : Passez à l’automatisation sans friction
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Pour réduire à presque zéro les ressaisies manuelles, il ne suffit pas d’implémenter une solution unique comme un site e-commerce traditionnel. Le secteur BtoB exige une approche flexible et adaptée aux réalités de vos clients. En adoptant un ensemble d’interfaces simples et intuitives, et en couplant cette démarche à la mise en place d'un Scanner digital, vous offrez à vos clients une expérience sans friction, qui ne change aucunes de leurs habitudes, tout en automatisant vos processus internes.

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Chez Deestree, nous sommes spécialisés dans la digitalisation des commandes pour les entreprises industrielles. Notre mission ? Vous aider à atteindre presque 100% d’automatisation et à éliminer les ressaisies manuelles une bonne fois pour toutes.

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Prêt à transformer votre gestion des commandes ? Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus !

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